Saya memiliki usaha aktif, ditambah saya memiliki properti sewa. Kami memiliki lebih dari 300 tagihan yang harus dibayar setiap bulanny dari kedua usaha itu. Sementara aku bekerja, istri saya tinggal di rumah dan melakukan pembayaran tagihan. Dia tidak melakukannya seperti layaknya seorang pegawai kantoran dan itu bisa benar-benar di luar kendali.
Aku mengambil alih keduanya dan membuatkan aturan sebagai berikut:
1. Surat yang datang pada hari itu dibuka, review dan diproses hari itu juga
2. tagihan bisnis aktif dibayar dan di catat ke dalam QuickBooks segera. Untuk bisnis yang aktif, kita rata-rata mendapat delapan sampai sepuluh tagihan per hari dan melakukan pembayarannya membutuhkan waktu kurang dari 30 menit per hari.
3. morgages untuk sewa dibayar secara otomatis dan aku menyiapkan QuickBooks jurnal secara otomatis. Rata-rata jumlah tagihan untuk bisnis sewa adalah salah satu per hari (24 per bulan) dan cek pembayaran dikeluarkan pada hari yang sama pada hari tagihan datang, ditempatkan dalam amplop, dicap, dan ditangani.
4. Ditto untuk tagihan pribadi, rata-rata satu per hari.
5. Saya mulai dengan tagihan untuk aktif bisnis pada jam 7:30 setiap pagi dan selesai oleh 8:00, merekam semua tagihan yang dibayarkan pada hari sebelumnya.
6. tagihan sewa dan pribadi dilakukan setiap hari begitu aku pulang pukul 6:00 pm. Jadwal saya adalah sebagai berikut:
- Membuka e-mail dan review: 15 menit max
- Review dan menulis cek: 5 sampai 10 menit
- Rekam di QuickBooks 5 sampai 10 menit
7. Semua itu dilakukan pada 6:30. Ada satu hari di bulan itu empat tagihan listrik datang sekaligus dan saya melakukan dua tagihan hari itu, dan memungkinkan dua hari berikutnya jika aku lelah. Jika tidak, hal itu dilakukan sekaligus dan aku selesai dalam 45 menit.
8. Tagihan tertentu harus dibayarkan kembali ke penyewa. Saya membuat salinan tagihan, melakukan transaksi di QuickBooks, masalah faktur dan barang-barang faktur ditambah dalam tagihan copy ke dalam amplop segera.
9. Aku bisa menyelamatkan 10 sampai 20 menit jika aku punya masalah Quickbook cek. Tapi secara operasional, saya menemukan lebih mudah untuk menulis itu, tetap dalam amplop, kemudian merekamnya.
10. Saya membuat aturan berikut untuk membuka, meninjau tagihan, dan menulis cek:
- Jangan pernah menyentuh secarik kertas dua kali. Jangan meletakkan barang-barang di berbagai "untuk melakukan" tumpukan. Buka amplop, review, sampah dapat sampah, atau berkas (dijelaskan di bawah).
- Jika tagihan, tulis cek segera, hal-hal dalam amplop, alamat, dan cap itu.
- Jika ada sesuatu yang lain, seperti pergantian kartu kredit langsung angkat telepon dan aktifkan segera.
- Apapun yang menarik untuk disimpan, letakkan dalam file "aneka bulanan" dan dibuang pada tahun berikutnya pada bulan yang sama. Semua email saya di Desember masuk ke file trash Desember dan semua file untuk Desember tahun lalu dibuang. Hal ini dilakukan setiap awal bulan berjalan.
- deposito Sewa dan tagihan dicatat dalam QuickBooks pada saat hari itu juga bukan pada hari berikutnya atau lusa.
Aturan saya adalah: Pada 18:30, meja yang saya gunakan untuk melakukan pembayaran tagihan harus dibersihkan dan aku bisa melihat kayu mejaku. Jangan biarkan apapun masihg berserakan disana.
Blogger Comment
Facebook Comment